Hướng dẫn thêm về điều kiện in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ngày 8/6/2010, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 1980/TCT-TNCN hướng dẫn triển khai Thông tư số 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trước đây, ngày 18/3/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 37/2010/TT-BTC hướng dẫn việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính. Việc này giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí so với việc phải mua chứng từ khấu trừ thuế tại cơ quan thuế rồi viết tay vào chứng từ để cấp cho người có khấu trừ thuế TNCN.

Theo Thông tư số 37, điều kiện để được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân là: có tư cách pháp nhân, đã đăng ký thuế và có mã số thuế, chấp hành tốt chính sách thuế TNCN, có đủ trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ, trong thời gian 1 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 2 lần trở lên.

Công văn số 1980 hướng dẫn thêm về điều kiện có đủ trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ.. Theo đó, trong hồ sơ đăng ký mẫu chứng từ tự in tổ chức trả thu nhập phải có bản thuyết trình về “giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính” đáp ứng các điều kiện sau:

– Đảm bảo in được chứng từ khấu trừ theo mẫu qui định, sau khi in chứng từ khấu trừ phần mềm tự đổ dữ liệu vào bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (theo mẫu ban hành tại Thông tư số 37).

– Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán.

– Phần mềm in chứng từ khấu trừ phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.